+7 (495) 585-48-38
Вешняковская, д. 18
  • Режим работы:
    9:00–20:00 (без выходных)
  • info@west-pereezd.su westpereezd

Методология проведения инвентаризации на складе

На каждом складе хранения вещей встает вопрос о соответствии количества товаров и партий грузов, хранимых на территории, и отчетной документации в виде квитанций, ведомостей, электронных баз данных. В идеальном варианте эти данные должны совпадать абсолютно точно, однако в реальной жизни такое не всегда случается. Одним из факторов, которые значительно усложняют процедуру учета – это сложность отслеживания уменьшения количества органических грузов, вследствие естественных физических и химических процессов: усушка, порча и другие аспекты, которые характеризуются общим понятием естественной убыли.

Иногда случаются нераскрытые факты хищения имущества (естественно, при воровстве никто не будет документировать факт кражи). Кроме всего прочего персонал, работающий на складе, при получении и отгрузке товаров, время от времени допускает ошибки, которые ведут к пересортице, недостаче, либо излишкам (так называемым внутренним перетокам). Такие ошибки уменьшаются в разы, если используется метод адресного хранения. Также иногда бывают ситуации, когда в процессе оформления первичных документов допускается арифметическая, или иная техническая ошибка. Для устранения всех неточностей учета, используется инвентаризация хранимого имущества. Общая инвентаризация проводится для устранения расхождений между данными про учтенное и фактическое количество ценностей, а также для выявления фактов хищения и порчи имущества.

Количество инвентаризаций регулируется приказом об учетной политике предприятия, но оно должно соответствовать статье 12 Закона «О бухгалтерском учете», согласно которому инвентаризацию необходимо проводить хотя бы 1 раз в год перед оформлением годового отчета. Но на практике, большинство складов, которые осуществляют временное хранение грузов, проводят полную инвентаризацию минимум один раз в месяц, а то и пересчитывают отдельные виды товаров (как правило, ценные грузы) при выходе на работу каждой новой смены кладовщиков (проводят частичную внеплановую инвентаризацию). Это производится для того, чтобы избежать материальной ответственности в случае пропажи или порчи ценных грузов.

Состав комиссии по инвентаризации

Началу каждой плановой инвентаризации предшествует приказ, постановление, либо какой другой нормативный распорядительный документ о проведении инвентаризации, в соответствии с формой ИНВ-22, в которой утверждаются сроки проведения инвентаризации, инвентаризируемые объекты, а также утверждается состав инвентаризационной комиссии. В состав комиссии обычно входят:

Председатель комиссии

  • руководитель складского комплекса;
  • либо его заместитель.

Члены комиссии:

  • главный бухгалтер, либо замещающее его лицо;
  • заведующий складом;
  • представитель общественности;
  • представитель охранной службы, либо службы безопасности;
  • дежурные кладовщики;
  • представители правоохранительных органов, в случае проведения следственных действий;
  • иные должностные лица, привлекающиеся для проведения данной процедуре.

Иногда к проведению инвентаризации привлекаются независимые эксперты и представители аудиторских служб. Если хотя бы один из членов утвержденной комиссии на момент начала инвентаризации отсутствует, то она считается недействительной.

Начало проведения процесса

К началу инвентаризации вся первичная отчетная документация должна быть сдана в бухгалтерию и проведена по базе данных учетной программы. Соответственно, все остатки должны быть подсчитаны, а известные факты нестыковок обоснованны и подтверждены документально. О фактах нестыковок материально-ответственные лица ставят в известность комиссию и дают расписку председателю инвентаризационной комиссии. Работники бухгалтерии подготавливаю распечатки сличительных ведомостей по форме ИНВ-19, в которых должны отображаться результаты инвентаризации. Для имущества, находящегося на ответственном хранении, должны распечатываться отдельные сличительные ведомости.

При пересчете хранимое имущество не должно поступать и отгружаться, а также запрещено перемещение товаром между складами. Запрещается и перемещение ТМЦ в пределах ячеек на самом складе. Если же товар поступил на склад, то на него составляется отдельная опись под названием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации», форма ИНВ-3. Эти данные в дальнейшем, при подведении итогов инвентаризации, приходуются к товарному отчету склада. Если процесс инвентаризации идет длительное время, а отдельная группа товара требует срочной отгрузки, то руководитель и главный бухгалтер предприятия должны дать на это свое письменное согласие. На данный товар заполняется форма ИНВ-2 «Инвентаризационный ярлык», в данной форме указывается количество груза до и после отгрузки, а затем составляют форму ИНВ-4 «Акт инвентаризации товаров отгруженных».

В процессе инвентаризации объекты могут пересчитываются как вручную, так и с помощью терминалов базы данных, работа которых основана на принципе сканирования штрихкодов. Также когда ассортиментный перечень складского комплекса небольшой можно обойтись ручным подсчетом. Если же, к примеру, необходимо пересчитать товар на крупном продуктовом складе, то использование терминала базы данных поможет увеличить скорость пересчета за счет значительной автоматизации идентификации товара.

Автоматизированный способ инвентаризации на порядок повышает качество ее проведения. Членам инвентаризационной комиссии раздаются такие терминалы, которыми они сканируют все объекты, которые есть в наличии на складе, а потом эти данные передают в основную базу склада. Сканировать вслепую категорически запрещено, так как не всегда штрихкоды являются корректными. Поэтому, всегда необходимо сравнивать этикетку и название, которое высвечивается на дисплее терминала. В случае, если при инвентаризации не использовали терминалы базы данных, то фактическое количество записывается в сличительные ведомости, а потом вручную вводится в учетную программу. При таких действиях необходимо быть очень внимательным и не допускать опечатки, так как это приведет к искажениям результатов инвентаризации.

Если же расхождения между учетными и фактическими данными на некоторые позиции велики, то их необходимо пересчитывать. Лучше всего, если для пересчета назначат другого человека. Если случаев расхождения много, то по инициативе руководства возможен вариант контрольной проверки результатов инвентаризации. Для этого по приказу руководителя создается новая комиссия.

Конечный этап

После окончательного пересчета и выявления расхождений между учетным и фактическим количеством товаров, выводится результат инвентаризации. Он выводится в денежном эквиваленте. Это либо недостача, либо экономия. И то и то в больших количествах является предметом разбирательства для службы безопасности. Так как причиной недостачи может выступать факты хищения, халатности, а также ненадлежащего хранения (как правило, браки и просрочка падает на недостачу). Причиной большой экономии может являться обман клиентов (недовложение товаров при отгрузке), либо махинации с документами (сокрытие приходных документов), махинации с учетной программой 1С (есть методы, позволяющие искусственно увеличивать экономию склада).

Таким образом, выявляются виновные лица, к которым применяются различного рода взыскательные меры (от материальной и административной, до уголовной ответственности). Сумму недостачи компенсируют материально ответственные лица, путем вычета из своей заработной платы, что оговорено условиями трудового договора или контракта. В некоторых случаях, по результатам инвентаризации производятся кадровые перестановки (руководителей понижают в должности).

Проведение инвентаризации - единственный действенный метод контроля целостности хранения. Альтернативой ей может быть только полная автоматизация процессов обработки грузов с исключением человеческого фактора полностью. Примеры таких реализаций уже успешно инсталлированы и доказывают правильность принятых решений об инвестировании в новые технологии. Более подробно с ценами вы можете ознакомиться в прайсе ответственного хранения.

Вернуться обратно к списку