+7 (499) 391-47-01
проезд Одоевского, 7к3
  • Режим работы:
    9:00–20:00 (без выходных)
  • info@west-pereezd.su westpereezd

Услуги архивного хранения документов

Хранение документов вне офиса кроме высвобождения полезных площадей и гарантированной охраны имеет еще несколько преимуществ. Среди них:

  • полная сохранность бумаг, которые будут храниться в идеальных архивных условиях (оптимальная температура воздуха, пожарная безопасность, систематическая профессиональная обработка);
  • возможность проверить денежные документы в офисе во время внезапной проверки, которые часто организовывают уполномоченные органы;
  • возможность оперативного доступа ко всем документам при возникновении такой необходимости;
  • 100% гарантия конфиденциальности (в хранилище сдают даже секретные и распорядительные документы);
  • возможность сдать документы на временное хранение на любой срок (договор на обслуживание можно заключить как на один год, так и семьдесят пять лет).

Наша сфера деятельности - управление документацией:

  • Приведение в порядок документальных фондов;
  • Услуги по экспертизе ценности и архивной обработке документов;
  • Депозитарное хранение документов и справочное обслуживание по ним;
  • Консультации в области архивного дела и организации работы с документами.

Стоимость услуг

  • Расчет стоимости услуг производится после оценки объемов нашими специалистами;
  • За крупным клиентом закрепляется персональный менеджер;
  • Вопрос скидок и стоимости услуг по договору решается в процессе переговоров.

Систематизация и архивирование документов

Наименование видов работ и услуг Учетная единица Цена, с НДС (рубли)
Экспертиза научной и практической ценности с полистным просмотром и отбором документов из дел.
Определение сроков хранения документов внутри дела методом их детального изучения. Данный вид работ производится с документами длительных сроков хранения (свыше 10 лет) или имеющими особую важность в текущем делопроизводстве (приказы, планы, личные дела, договоры и др.) систематизация документов по степени важности, тематической принадлежности к виду и сроку хранения.
1 дело 45 руб
Научно-техническая обработка дела управленческой и документации постоянного и длительного срока хранения, имеющей особую ценность.
Формирование дела из россыпи документов и переформирование дела, с систематизацией листов в деле, выверкой крайних дат.
1 дело
до 100 листов
180 руб
1 дело
до 250 листов
380 руб
Оформление дел.
Простановка архивных шифров, штампов, вклейка листа заверителя.
1 дело 30 руб
Нумерация листов в деле 1 лист 0.5 руб
Оформление описи дел машинописным способом. Формирование, систематизация и группировка заголовков дел длительных и кратковременных сроков хранения.
Описи дел оформляются на бумажном носителе и в электронном виде в формате Excel.
1 позиция 10 руб
Разработка Предисловия к описи 1 предисловие 370 руб
Составление внутренней описи на документы, находящиеся внутри дела 1 позиция 8 руб
Оформление корешков дел машинописным способом 1 дело 10 руб
Систематизация дел после проведения экспертизы ценности, научно- технической обработки и оформительских работ, внутри фонда по годам и структурным частям, стеллажирование дел в архивохранилище 1 дело 2.5 руб
Перемещение дел в процессе упорядочения из структурных подразделений учреждений в рабочую комнату или в архивохранилище

1 пачка (10 дел)

10 руб
Размещение связок или коробок на стеллажах или в архивохранилище Заказчика. 1 связка 5 руб

Технические работы при систематизации и архивировании документов

Наименование видов работ и услуг Учетная единица Цена, с НДС (рубли)
Деление и/или формирование групп документов (не более  12-ти групп) по хронологическим, видовым и другим признакам с выверкой крайних дат, но без выверки состава документов. Итоговое дело 18 руб
Изъятие скрепок и/или разброшюровка дел (не менее 30-ти скобок, скрепок, подшивок и других видов крепежа) 1 дело 18 руб
Наклейка ярлыков или титульных листов на корешки и/или обложки дел ярлык/тит. лист 5 руб

Выделение к уничтожению документов

Наименование видов работ и услуг Учетная единица Цена, с НДС (рубли)
Выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения 1 дело 30 руб
Составление и оформление акта о выделении документов к уничтожению.
Оформляются на бумажном носителе и в электронном вид.
1 позиция 10 руб
Экспедирование и уничтожение списанных КЛИЕНТОМ документов с предоставлением акта об уничтожении (комплекс 500 кг) комплекс 1800 руб
Экспедирование и уничтожение документов с предоставлением акта об уничтожении (комплекс 500 кг) комплекс 1800 руб

Основные виды архивного переплета

Наименование видов работ и услуг Учетная единица Цена, с НДС (рубли)
Архивный переплет документов одного формата размерами не более 210 х 300 мм (до формата А4) Дело с толщиной корешка до 5 см 140 руб
Дело с толщиной корешка до 10 см 220 руб
Архивный переплет дел состоящих из 2-4 форматов документов размерами не более 210 х 300 мм (до формата А4) Дело с толщиной корешка до 5 см 160 руб
Дело с толщиной корешка до 10 см 240 руб
Архивный переплет дел состоящих из мелкоформатных документов размерами в пределах 150 х 150мм Дело с толщиной корешка до 5 см 160 руб
Дело с толщиной корешка до 10 см 240 руб

Дополнительные услуги       

Наименование видов работ и услуг Учетная единица Цена, с НДС (рубли)
Подклейка мелких документов, фотографий, чеков или карточек к большому листу (не менее 30-ти наклеиваемых единиц) Дело 30 руб
Фальцовка документов до формата основного блока (не менее 10 листов фальцовки) Дело 30 руб
Мелкий ремонт документов и/или наращивание корешков (не менее 10 листов в деле) Дело 30 руб

Короба для конфиденциального уничтожения

Наименование видов работ и услуг Учетная единица Цена, с НДС (рубли)
Короб для  документов, одноразовый, опломбированный, цвет белый габ.раз. 500х500х800 вывоз по мере наполнения с  заменой на новый 2500 руб

Подготовка документов к депозитарному хранению в  архив:

  1. разбор документов
  2. систематизации в пределах фонда
  3. упаковке в специальные архивные короба, с присвоением индивидуальных учетных характеристик делам и коробам (шифров, штампов)
  4. составлению акта-приема передачи документов
  5. транспортировке архивных коробов к месту хранения

Наша система безопасности

Система безопасности хранилища документов состоит из нескольких уровней безопасности, исключающих несанкционированный доступ к документам:

  • охрана периметра территории вокруг хранилища;
  • круглосуточная охрана;
  • пропускная система;
  • доступ в помещение хранилища только сотрудников допущенных для работы с документами;
  • электронная система контроля доступа в хранилище;
  • моментальное оповещение о вскрытии хранилища;
  • в случае хранения документов в опечатанных коробах вскрывать их может только владелец.

Контакты

Среди наших услуг:

  1. Внеофисное хранение документов (депозитарное хранение), которое является способом организации архива, находящегося в специализированном помещении вне территории учреждения.
  2. Профессиональная архивная подготовка документов для хранения, во время которой все бумаги нумеруются, маркируются и упаковываются в папки и короба с составлением описи.
  3. Организация хранения Ваших бумаг в обособленном архиве, который создается на базе Вашего предприятия, но силами наших сотрудников.
  4. Создание электронного архива – сканирование отдельных документов или целых комплексов и создание поисковой системы к ним.
  5. Предоставление по Вашим запросам оригиналов документов, их электронных и бумажных копий.
  6. Подготовка документов ликвидируемых предприятий к передаче на государственное хранение.

Тот, кто думает, что электронный документооборот избавит нас от необходимости работать с бумагами, глубоко заблуждается. И сегодня в век развитых компьютерных технологий любая организация имеет большое количество бумажных документов, срок хранения которых часто исчисляется десятилетиями. Это бухгалтерские документы, архивы, документы кадрового делопроизводства, учредительные документы ООО, на которых стоят «живые» печати, утвержденные графики и схемы, оригиналы коммерческих договоров. И чем больше накапливается документов, тем больше дополнительных офисных площадей требуется для их размещения. Как оптимизировать хранение документации и избавить себя от всех проблем, которые с этим связаны? Сдать документы на ответственное хранение, воспользовавшись популярной сегодня услугой.

Какие причины обычно вызывают обращение к услугам специалистов по работе с документами

  • Проблема площадей, которую с давних времен именуют также проблемой «архивной полки». Документы, которые любая организация вынуждена хранить установленный срок, постоянно растут в объеме и занимают все больше площадей, необходимых для успешного развития компании.
  • Проблема рабочего времени. Ваши штатные сотрудники, занятые на более важных участках, вынуждены занимать свое время трудоемкой и монотонной работой по подготовке дел к передаче на хранение.
  • Требования, предъявляемые контролирующими органами к оформлению документов. Сроки хранения, обязательные реквизиты документов, установленные законодательством правила по оформлению дел длительного срока хранения – источник немалой головной боли для руководителей и менеджеров. Но от этой заботы можно избавиться, переложив ее на тех, кто занимается этим профессионально.
  • Проблема квалификации кадров. Далеко не каждая организация считает целесообразным сформировать свой архив, с участием хотя бы одного профессионального архивиста. Между тем современный специалист в области архивного дела не только обеспечит соблюдение всех надлежащих норм и правил, но и поможет найти оптимальное для Вас решение с точки зрения материальных и трудовых затрат.
  • Повышение эффективности документального фонда. Созданный Вами документальный массив, структурированный и приведенный в систему, позволит сократить время и усилия, направленные на поиск нужной бумаги, и более того, обеспечит качественно новый уровень работы с информацией, которая станет одним из инструментов Вашего успеха.
  • Проблема модернизации. Современные технологии в области работы с документами не так скоро, как хотелось бы, распространяются в обществе – эта сфера деятельности сама по себе достаточно консервативна. Поэтому компании обращаются к специалистам в расчете приобрести ноу-хау, которые можно было бы использовать в дальнейшем при повседневной работе: современные системы учета и хранения документов, бумажный и электронный справочный аппарат, оптимальный выбор компьютерной программы, и др.

Сдаем или храним сами?

На многих предприятиях существуют собственные архивы, занимающие достаточно большие площади, в которых хранятся кадровые и кассовые документы. Конечно, в этом случае нужные бумаги всегда находятся под рукой, но, ведь кроме того, что документы нужно где-то складывать, необходимо также обеспечивать и их охрану, ведь все бумаги с длительным сроком хранения содержат важную информацию. Не стоит забывать и о необходимости закупки специальных сейфов, шкафов, стеллажей, а также о соблюдении порядка хранения, учета и систематизации документов. А еще для работы в архиве придется привлекать дополнительных сотрудников, оплачивая им повышенный объем работы. Так есть ли смысл в самостоятельной архивации документов?

Организация хранения документов: как это работает?

Хранить первичные бухгалтерские документы или бумаги, оставшиеся после ликвидации организации в специализированном хранилище – мечта многих руководителей, так как позволяет не только освободить полезную площадь на предприятии и избавить сотрудников от дополнительных обязанностей, но и дает возможность организовать нормальный учет документов и оптимизировать расходы на их охрану. Вы просто сдаете бумаги на ответственное хранение в специализированную компанию, которая располагает необходимой материально-технической базой для обеспечения их сохранности. А когда возникает необходимость использовать какой-то из документов, Вы просто приходите в хранилище и забираете его. Или, что для Вас должно быть еще удобнее, направляете в хранилище запрос, по которому Вам в короткий срок подберут и доставят необходимые документы. По миновании надобности, документы возвращаются в хранилище.

Вернуться обратно к списку